这正是 Folderit 专用文档管理和批准系统真正大放异彩的地方。该系统为指定组提供了查看和签署各种文档的方法。通过提供快速、安全、准确的相关信息传输方法以及简单易用的跟踪系统，跟踪需要批准或关注的文档从未如此简单。签名可以按顺序组织（一次一个人），也可以作为并行操作完成（消息一次发送给所有人）。使用每个收件人姓名旁边的彩色圆形按钮来跟踪回复。在某些情况下，可以在几分钟内而不是几天或几小时内阅读、回复文档并从高管的待办事项列表中勾选。让我们看看它是如何工作的：发票审批系统
用例＃1：电话账单已经到了
每个人都需要检查账单，确定拨打的长途电话或特殊电话，并仔细阅读附加的任何特殊费用。账单被扫描到计算机中并发送到文档管理云。然后，它被发送到一个人员名单上，从最低级别的人开始，识别和批准通话。它沿着指挥链向上传递到负责支付账单的人。只有当每个人都识别了账单的一部分并签字后，才能支付。假设账单首先发给接待员苏西。她在桌 电子邮件数据 面上收到一条通知，说她有一条消息需要注意。她给老板打了一个国际电话。她与她的电话记录（也存储在云中）进行交叉检查，在电话和其他几个电话上签名，签署账单并发送。接下来，它发给计算机技术员托马斯。他没有任何特殊电话，所以他签字并发送账单。这一流程一直重复到企业主，然后企业主可以浏览账单，注意所有长途费用或特殊费用都已入账，签字，并将其发送给负责支付账单的人员。更重要的是，他不必担心谁已经或尚未完成他们的部分流程，因为发起签字流程的会计可以看到谁已经或尚未签字。每个收件人的姓名旁边都有一个点。当文档发送给某人时，该点会变成黄色。当文档到达并被阅读时，它会变成绿色（如果已批准）或红色（如果不批准）。灰点表示尚未收到文档的人。通过观察这些彩色点，可以快速判断谁已收到文档，谁没有收到文档。如果需要签署此账单的员工不在或不在办公桌旁，只需快速打个电话即可提醒该员工有一份需要注意的文档。这比简单的电子邮件效率高得多，简单的电子邮件可能需要为所有收件人提供单独的检查清单。
用例＃2：老板决定为大家买午餐
庆祝一个月内没有发生工伤或事故。但是，他需要一些 BEB 目录 订餐方面的帮助。他希望大家能享受这顿饭，尽管庆祝晚餐是披萨——一顿简单的饭，易于准备，易于食用，没有任何特别之处。时间至关重要，所以他同时向每个人发送了一份菜单。当他们看到菜单时，他们会做出选择——从四种披萨配料组合中选择一种。收件人可以使用文档审批系统的注释部分来记录任何特殊注意事项。例如，麸质过敏的人可以注意到这种食物不在他的批准名单上，或者有人可以要求将简单的全奶酪披萨作为选项之一。老板的秘书密切关注展示，给一两个回复迟缓的员工打电话，很快每个人都投票了。披萨被选中，到达后会发送消息。食物陈列在休息室里，人们可以根据自己的时间安排享用。祝你胃口大开！创意设计审批系统
用例＃3：消息并不是唯一需要签名的文档
在设计或项目结束时，项目可能也需要签名。他们还需要为 Googlebot 用户代理和字符串 – 爬虫列表 2025 团队成员提供评论和接受或拒绝更改的方式。Folderit 等云程序使科学家、艺术家、作家甚至商业模式设计师能够远距离协作，而无需长途旅行或处理缓慢的实体邮件投递。一个项目团队一直在研究一种新的广告布局。他们快要赶上最后期限了。如果他们都在同一栋大楼里，甚至在同一个国家，这可能很容易，但事实并非如此。他们一直在 Folderit 云中共享一个项目文件夹，并来回工作。他们将设计缩小到三到四个选择。通过使用文档管理审批工作流程，他们可以快速进行适当的更改，对选择进行投票，并最终选择他们都同意的设计。无需猜测团队成员是否被允许参与决策过程，因为文档管理审批软件上用户名旁边的发光按钮可以轻松跟踪处理过程——即使是那些因缺乏睡眠而睡眼惺忪的团队成员也可以！
用例＃4：文档数字化审批流程
Folderit DMS 批准流程的每次使用并非都需要认真对待。一个长期存在的奇幻角色扮演小组每周都会在他们自己设计的场景中与假想的敌人进行战斗。该小组成立时，许多成员都是当地一所大学的新生。但现在，经过四年的游戏，他们必须面对小组不可避免的解散，因为成员们都在寻找工作并搬离该地区。专用文件夹和响应批准流程可以挽救他们珍爱的游戏。GM 可以使用 Folderit 的专用电子邮件系统邮寄场景，并附上一个迫切的问题：“你是进入地牢还是在外面等？”可以发回回复和评论，游戏管理员可以据此安排下一次遭遇。这样可以挽救长期的友谊，甚至可能通过他们共同的经历成为商业伙伴。维护社交俱乐部联系可能不是 Folderit 的初衷，但它是一种可能的用途。
